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Covey

El tiempo es un recurso valioso que , como el resto de tus activos, debe administrarse de forma estratégica para lograr los mejores resultados. En su libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva”, Stephen Covey presenta la Matriz del Tiempo, un modelo sencillo de entender y aplicar, que te permite organizarte mejor, dividiendo tus tareas según dos grandes criterios: la urgencia y la importancia.

Trabajar en el cuadrante 2 de la Matriz de Covey es la clave para aprender a gestionar tu tiempo de forma eficaz.

Lo “importante” es aquello que se relaciona con los objetivos y los resultados que querés alcanzar, mientras que lo “urgente” depende sólo de la variable tiempo, es una tarea que requiere atención inmediata. De la combinación se obtienen los 4 cuadrantes de la matriz en cuestión:

  • Cuadrante 1: importante y urgente. Si una cosa es importante, y además, urgente, ¡no hay duda de que debes hacerla lo más pronto posible! Este primer cuadrante identifica “problemas” o situaciones de crisis. ¿Continuamente lidias con tareas importantes y urgentes? Esto aumenta las posibilidades de equivocarse e impide planificar y tener una visión más global de las prioridades de tu empresa. ¡Los problemas que se acumulan sin cesar pueden amenazar con volverse incontrolables!
  • Cuadrante 2: importante y no urgente. La eficacia en la administración del tiempo se logra ubicando la mayor parte de las actividades en este cuadrante. Al no trabajar con tareas urgentes, puedes dedicarle el tiempo necesario a las tareas esenciales para el desarrollo de tu negocio: estrategias, análisis de mercado, capacitación. La permanencia en el cuadrante no es fácil, requiere de cierto esfuerzo: las distracciones (o las tareas urgentes) pueden ser muchas, pero para una gestión eficaz del tiempo es fundamental centrarte en tus metas y prioridades.
  • Cuadrante 3: no importante y urgente. Llamadas por teléfono, reuniones superfluas… Este cuadrante se denomina “el cuadrante del engaño”: realizar continuamente tareas urgentes, puede hacerte creer que las mismas son realmente importantes. ¡Pero no lo son! Es muy probable que muchas actividades sean importantes para otras personas, ¡pero no para ti!
  • Cuadrante 4: no importante y no urgente. En el último lugar las actividades que deben ser totalmente suprimidas: ¿navegar por Internet, chequear el correo electrónico cada 5 minutos, responder un mensaje de texto? Muchas veces este cuadrante incluye distracciones que sirven de escape a las situaciones de desborde o estrés. Para ser más eficiente, aumentando la productividad, tienes que reducir al mínimo indispensable las tareas que se ubican en este cuadrante.

¿Por dónde empezar? Divide una hoja en 4 partes, para formar los cuatro cuadrantes de la Matriz del Tiempo. ¿Qué actividades realizas en un día típico de trabajo? Pon cada una de las tareas dentro de los cuadrantes, asignándole el tiempo que utilizas en cada situación. La suma de todas debería dar tu jornada laboral. Cuando termines, ¡vas a sorprenderte del tiempo involucrado en cada uno de los cuadrantes!

Para una gestión eficaz del tiempo se necesita fundamentalmente disciplina, haciendo cada día lo que corresponda para cumplir con tu planificación. Si los desvíos son habituales, el cuadrante 1 acaba abarrotado, ¡y todo se vuelve una emergencia!

Fuente: Buenos Negocios Argentina

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